İşletmelerde en sık duyulan cümlelerden biri budur. Oysa bazen birkaç dakikalık bir gözlem, küçük bir fikir veya basit bir düzenleme; kaliteyi artırabilir, maliyetleri düşürebilir ve çalışanların işini kolaylaştırabilir.
Bir işletmede her gün aynı işi yapan insanlar vardır. Makineyi kullanan operatörler, kalite kontrol uzmanları, bakım teknisyenleri, mühendisler, üretim müdürleri… Aslında süreçteki en büyük geliştirme fikirleri de çoğu zaman bu insanların zihnindedir. Çünkü işi her gün yapan kişi, zaman kaybettiren adımları, gereksiz hareketleri, tekrar eden hataları ve üretimi zorlaştıran detayları herkesten daha iyi bilir, bilmelidir de. İşte Kaizen, bu bilgiyi ortaya çıkaran ve işletmenin gelişimini günlük alışkanlık haline getiren yönetim anlayışıdır. Kaizen, büyük yatırımlar yapmadan, her gün küçük ama sürekli adımlar atarak işletmeyi daha verimli, daha güvenli ve daha kaliteli hale getirmeyi hedefler.
Kaizen, Japonca iki kelimenin birleşiminden oluşur.
Yani Kaizen'in anlamı; "Daha iyiye doğru sürekli değişim." demektir. Ancak Kaizen yalnızca iyileştirme yapmak değildir. Bir kültürdür. Bir düşünce biçimidir. Bir işletmede;
Kaizen'in temel felsefesi şudur: "Her süreç geliştirilebilir."
II. Dünya Savaşı sonrasında Japon sanayisi büyük zorluklar yaşıyordu. Kaynaklar sınırlıydı. Büyük yatırımlar yapmak mümkün değildi. Bu nedenle şirketler şu soruyu sormaya başladı: "Yeni makine almadan nasıl daha iyi üretim yapabiliriz?" Toyota başta olmak üzere birçok Japon firması bu kültürü benimseyerek bugün dünyanın en başarılı üretim sistemlerini oluşturdular. Bugün Kaizen, otomotiv, beyaz eşya, savunma, gıda, lojistik, sağlık, hizmet sektörü, ofis süreçleri dahil neredeyse her alanda uygulanmaktadır.
Kaizen denildiğinde işletmelerin yaptığı en sık hata, bunun yalnızca öneri sistemi olduğunu düşünmeleridir. Aslında Kaizen;
Kaizen,
bir yönetim anlayışıdır.
Başarılı Kaizen uygulamalarında ortak bazı prensipler vardır: Problem Gizlenmez. Çünkü görünmeyen problem çözülemez. Suçlu Aranmamalıdır, Sebep Aranmalıdır. Sürece odaklanmalıdır. Küçük Adımlarla İlerlenmelidir. Kaizenin küçüğü büyüğü olmaz. Ortaya çıkan ufak kazançlar yıllık hesaba vurulduğunda daha yüksek miktarda karlılığa yansıyacaktır. Bazen birkaç saniyelik zaman kazancı bile yıl sonunda yüzlerce saatlik kazanç oluşturabilir. İyileştirme yapıldıktan sonra yeni yöntem standart hale getirilmeli, bunun için gerekli değişiklik tüm dokümanlarda yapılmalıdır. Aksi halde süreç eski haline döner. Herkes Katılmalıdır. En iyi fikir her zaman müdürden veya liderden gelmez. Çoğu zaman operatörün tek cümlesi bile büyük tasarruf sağlayabilir.
Kaizen, yalnızca iyi fikirler üretmekten ibaret değildir. Önemli olan, bu fikirleri sistemli bir şekilde hayata geçirmek ve elde edilen sonuçları kalıcı hale getirmektir. İşte bu noktada PUKÖ Döngüsü (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al) devreye girer. İngilizcesi PDCA’ dir. Her iyileştirme çalışması önce mevcut durumun analiz edilerek iyi anlaşılması ve buna göre oluşturulacak SMART hedeflerin belirlenmesiyle Planla aşamasında başlar. Ardından belirlenen çözüm küçük ölçekte Uygula aşamasında hayata geçirilir. Yapılan değişikliğin gerçekten fayda sağlayıp sağlamadığı Kontrol Et aşamasında verilerle değerlendirilir. Beklenen sonuç elde edilmişse yeni yöntem standartlaştırılarak Önlem Al aşamasında kalıcı hale getirilir. Eğer hedefe ulaşılamamışsa süreç yeniden gözden geçirilir ve döngü baştan başlatılır. Bu yaklaşım sayesinde işletmeler, tek seferlik çözümler yerine öğrenen ve sürekli gelişen bir sistem kurabilir. Çünkü Kaizen'in özü, her iyileştirmenin bir son değil, bir sonraki gelişim için yeni bir başlangıç olduğuna inanmaktır.
Doğru uygulanan Kaizen birçok alanda iyileşme sağlar: Verimlilik Artar. Beklemeler azalır, gereksiz hareketler ortadan kalkar, iş akışı hızlanır. Kalite Artar. Hatalar tekrar etmeden önce önlem alınır, müşteri şikayetleri azalır. Maliyetler Düşer. Hurda, fire, yeniden işleme, gereksiz stok, fazla taşıma, bekleme, fazla üretim gibi kayıplar azalır. Çalışan Katılımı Artar. Çalışanlar fikirlerinin dikkate alındığını gördüğünde işletmeye aidiyetleri artar. İş Güvenliği Gelişir. Birçok Kaizen çalışması aynı zamanda güvenli ve risksiz çalışma ortamı oluşturur. Müşteri Memnuniyeti Artar. Kaliteli, zamanında ve hatasız üretim müşteri memnuniyetini doğrudan etkiler.
Birçok işletmede Kaizen sistemi kuruluyor. Panolar hazırlanıyor. Formlar dağıtılıyor. Toplantılar yapılıyor. Ancak birkaç ay sonra sistem unutuluyor. Bunun nedeni genellikle çalışanlar değildir. Asıl sorun, Kaizen'in bir proje gibi görülmesidir. Oysa Kaizen'in başlangıç ve bitiş tarihi yoktur. Bir yaşam biçimidir. Yönetimin desteği, çalışanların katılımı ve sahada disiplinli takip olmadığı sürece en iyi sistem bile zamanla etkisini kaybeder.
Kaizen'in amacı bir günde mükemmel olmak değildir. Amaç, her gün biraz daha iyi olmaktır. Bugün yapılan küçük bir iyileştirme, yarın daha büyük bir gelişimin temelini oluşturur. İşletmeleri güçlü yapan da çoğu zaman tek seferlik büyük yatırımlar değil, yıllar boyunca kararlılıkla sürdürülen binlerce küçük iyileştirmedir. Çünkü gerçek dönüşüm, bir fikirle değil, o fikri her gün hayata geçiren alışkanlıklarla gerçekleşir. Siz de işletmenizde Kaizen kültürünü güçlendirmek, çalışan katılımını artırmak ve sürdürülebilir iyileştirme sistemleri kurmak istiyorsanız Daruma Akademi ile iletişime geçebilirsiniz. Gerçek dönüşüm, sahada uygulanabilen sistemlerle başlar.